Bạn đang có ý định xin cấp giấy phép lao động, xin thẻ tạm trú, chứng nhận đầu tư, góp vốn thành lập công ty tại Việt Nam, hay muốn đăng ký kết hôn với công dân Việt Nam… thì chắc hẳn đã nghe đến thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu nước ngoài. Hôm nay, dịch thuật Anfa xin đưa ra một số quy định trong Luật hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam để giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về thủ tục này.
Nội dung chính
Luật hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Trong hệ thống luật pháp của nhà nước Việt Nam, luật hợp pháp hóa lãnh sự là những quy phạm, quy định do nhà nước ban hành về các vấn đề như khái niệm, đối tượng, thủ tục, cơ quan có thẩm quyền hợp pháp lãnh sự; các tài liệu, giấy tờ bắt buộc hoặc được miễn hợp pháp hóa lãnh sự để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam vào các mục đích chính đáng.
Theo đó thì tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ đã quy định rõ “Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.” Một cách dễ hiểu hơn, để các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài được công nhận và có giá trị sử dụng tại Việt Nam thì cần phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
Những giấy tờ cần phải hợp pháp hóa lãnh sự
Theo quy định trong Luật hợp pháp hóa lãnh sự những giấy tờ thường cần hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự để sử dụng tại nước không phải là nước cấp thường là:
- Bằng cấp và chứng chỉ;
- Lý lịch tư pháp;
- Đăng ký kết hôn;
- Giấy khám sức khỏe;
- Giấy chứng nhận độc thân;
- Giấy phép lái xe;
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
- …..
Lưu ý: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức trên giấy tờ, tài liệu nước ngoài.
Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Cũng theo quy định trong Luật hợp pháp hóa lãnh sự, bên cạnh những giấy tờ, tài liệu nước ngoài bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự thì mới được công nhận và sử dụng tại Việt Nam thì vẫn có những tài liệu thuộc diện miễn hợp pháp hóa lãnh sự như:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Quy định về giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự
Nghị định số 111/2011/NĐ-CP trong Luật hợp pháp hóa lãnh sự ban hành những trường hợp giấy tờ, tài liệu không đủ điều kiện để được hợp pháp hóa lãnh sự. Cụ thể:
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
Hồ sơ thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Điều 14 và Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP đã có quy định cụ thể về bộ hồ sơ để công dân Việt Nam hay người nước ngoài thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự ở từng cơ quan thẩm quyền. Cụ thể như sau:
Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
Cá nhân đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự tại Bộ Ngoại Giao Việt Nam cần chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ, tài liệu sau:
- 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
- Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu).
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
- 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này).
- 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.
- 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
- 01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
- 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
- Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
- 01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự
Quy định cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, Điều 1 Thông tư số 01/2012/TT-BNG và Cổng thông tin điện tử về Công tác Lãnh sự của Bộ ngoại giao quy định cụ thể về các cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại nước ngoài để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Gồm:
- Cục Lãnh sự tại Hà Nội: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh,
- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài).
Trên đây là một số quy định trong luật hợp pháp hóa lãnh sự. Bạn có thể thấy để thực hiện thủ tục này cần khá nhiều thời gian cho việc chuẩn bị giấy tờ, quy trình tiến hành thủ tục khá phức tạp, nhiều quy định đôi khi dễ bị sai sót. Vì thế, nếu không đủ thời gian để tìm hiểu kỹ lưỡng về quy trình, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bạn hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự của Việt để hạn chế tối đa sai sót, tiết kiệm thời gian.
